FAQ – Εφαρμογή CRM Ηχογράφησης & Αποηχογράφησης (Δικαστήρια)

Εκκίνηση, Σύνδεση & Ρόλοι

1. Πώς εκκινώ την εφαρμογή CRM;

   Κάνε διπλό κλικ στο εικονίδιο «CRM» στην επιφάνεια εργασίας· θα εμφανιστεί το παράθυρο εισόδου για όνομα χρήστη και κωδικό. 

2. Τι κάνω αν τα στοιχεία σύνδεσης είναι λάθος ή έχω ξεχάσει τον κωδικό;

   Αν τα στοιχεία είναι λάθος, εμφανίζεται μήνυμα για επανεισαγωγή. Αν έχεις ξεχάσει τον κωδικό, απευθύνεσαι στον τοπικό διαχειριστή του δικαστηρίου για αλλαγή. 

3. Ποιοι ρόλοι χρησιμοποιούν την εφαρμογή και τι μπορούν να κάνουν;

   Οι βασικοί ρόλοι είναι Γραμματέας και Δικαστής. Ο υπεύθυνος ηχογράφησης (συνήθως Γραμματέας) δημιουργεί/ξεκινά/τερματίζει ηχογραφήσεις, εισάγει σχόλια (ενάρξεις/λήξεις υποθέσεων, διακοπές), επεξεργάζεται πληροφορίες συνεδρίασης και εγκρίνει αποηχογραφημένα κείμενα. 

4. Πού βρίσκω βοήθεια αν οι οδηγίες δεν επαρκούν;

   Μπορείς να υποβάλεις αίτημα στο Portal ΟΣΠΔ: https://portal2.ospd.gr/ospd/ (είσοδος με κωδικούς και υποβολή αιτήματος) ή να επικοινωνήσεις με Helpdesk στο 210‑9301200 / helpdesk-ospd@profilesw.com. 

    

Προετοιμασία Εξοπλισμού & Έλεγχοι

5. Πότε ξεκινάω νέα ηχογράφηση;

   Μόνο στην προγραμματισμένη ώρα έναρξης της συνεδρίασης. Ποτέ νωρίτερα. Βεβαιώσου ότι η κονσόλα είναι ανοιχτή. 

6. Πώς ελέγχω τα ακουστικά;

   Από το εικονίδιο μεγαφώνου (επάνω δεξιά) → Settings → Sound· στο Output device πρέπει να γράφει HEADPHONES. Φόρα ακουστικά σε όλη τη διάρκεια για πλήρη έλεγχο. 

7. Πώς επιβεβαιώνω ότι λειτουργεί το μικρόφωνο;

   Πάτησε το κουμπί ενεργοποίησης· αν ανάψει κόκκινη ένδειξη επάνω από το κουμπί, το μικρόφωνο λειτουργεί. Αν δεν ανάψει, διακόπτεις και επικοινωνείς άμεσα με Helpdesk. 

8. Ποιες βασικές ρυθμίσεις κάνω στη 4‑κάναλη κονσόλα;

   Τα line/inst και Pad ΔΕΝ πρέπει να είναι πατημένα. Τα GAIN γυρισμένα δεξιά (ευαισθησία μικροφώνων). Πίσω διακόπτης ON. 

9. Ποιες βασικές ρυθμίσεις κάνω στη 8‑κάναλη κονσόλα;

   Τα line/inst και Pad ΔΕΝ πατημένα. GAIN δεξιά. Το καλώδιο USB εφαρμόζει καλά. Τα κουμπιά 1–4 και 5–8 ΠΡΕΠΕΙ να είναι πατημένα προς τα μέσα. 

10. Ποιος πρέπει να επιβεβαιώσει ότι η ώρα συστήματος είναι σωστή;

    Ο γραμματέας έδρας επιβεβαιώνει το μήνυμα ώρας πριν από την ηχογράφηση. Αν δεν είναι ορθή, επικοινωνεί άμεσα με Helpdesk για διόρθωση. Μην ξεκινήσεις σε καμία περίπτωση χωρίς επαλήθευση. 

     

Πινάκια & Ρυθμίσεις Συνεδρίασης

11. Πώς δημιουργώ νέο πινάκιο πριν από την ηχογράφηση;

    Νέα Ηχογράφηση → καρτέλα Ρυθμίσεις Συνεδρίασης → Νέο Πινάκιο. Συμπληρώνεις Δικαστήριο, Κωδ. Πινακίου (αυτόματα τύπος/είδος/κτήριο/αίθουσα), Δικαστή (λίστα ή μεγεθυντικός φακός), Γραμματέα (προσυμπληρωμένο) και, ανάλογα, Αποηχογράφηση.

12. Πώς χρησιμοποιώ πρότυπο αίθουσας (διάταξη μικροφώνων);

    Επιλέγεις πρότυπο αίθουσας· εμφανίζονται τα ενεργά μικρόφωνα και ο ρόλος ομιλητή. Μπορείς να αλλάξεις ρόλους ή να απενεργοποιήσεις μικρόφωνα πριν επιβεβαιώσεις. 

13. Πώς ξεκινώ ηχογράφηση για ήδη εισαχθέν πινάκιο;

    Νέα Ηχογράφηση → Υπάρχον Πινάκιο → επιλέγεις πινάκιο → στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα → ΟΚ για καρτέλα Ηχογράφηση.

14. Πώς συνεχίζω συνεδρίαση που έχει διακοπεί;

    Νέα Ηχογράφηση → Συνέχιση Συνεδρίασης → επιλέγεις συνεδρίαση → αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων → ΟΚ → καρτέλα Ηχογράφηση.

     

Έναρξη/Παύση Ηχογράφησης & Χειρισμός Υποθέσεων

15. Πώς ξεκινάω ηχογράφηση;

    Στην καρτέλα Ηχογράφηση πατάς Έναρξη Ηχογράφησης και επιβεβαιώνεις με ΟΚ. Αν δεν θέλεις να ξεκινήσει, επέλεξε Ακύρωση ηχογράφησης. 

16. Πώς κάνω προσωρινή παύση και συνέχιση;

    Για παύση: Λήξη Ηχογράφησης (επιβεβαίωση). Για επανέναρξη: Συνέχιση Ηχογράφησης.

17. Ποια είναι η σωστή ροή για διαλείμματα/διακοπές;

    Στα διαλείμματα/προσωρινές διακοπές πατάς Λήξη Ηχογράφησης· όταν επιστρέψεις πατάς Συνέχιση Ηχογράφησης. Η συνεδρίαση ολοκληρώνεται με Λήξη Συνεδρίασης → Ολοκλήρωση Συνεδρίασης.

18. Πώς ξεκινάω, διακόπτω, επανεκκινώ και λήγω Υπόθεση;

    Στην μπάρα ενεργειών Υπόθεση: Προσθήκη για νέα υπόθεση, Διακοπή για υπόμνημα «Διακοπή», Επανέναρξη με καταχώρηση αριθμού/τρόπου, Λήξη για ολοκλήρωση και αποτέλεσμα συζήτησης. Σημείωση: Πατώντας Λήξη Υπόθεσης η ηχογράφηση συνεχίζει· σταματά μόνο με Λήξη ηχογράφησης. 

19. Πώς δηλώνω Μαρτυρία σε ποινική υπόθεση;

    Στην μπάρα «Ε. Μαρτυρικής» επιλέγεις Έναρξη όταν μιλά ο μάρτυρας και Λήξη όταν σταματά· λειτουργεί βοηθητικά για τους αποηχογραφητές. 

20. Πώς δηλώνω Διακοπή Συνεδρίασης;

    Πρώτα Λήξη Ηχογράφησης, μετά από την μπάρα ενεργειών επέλεξε Διακοπή Συνεδρίασης και επιβεβαίωσε. Επανέρχεσαι μέσω Συνέχιση Συνεδρίασης.

     

Επιλογή «Αποηχογράφηση»

21. Πότε πρέπει να επιλέγω «Αποηχογράφηση»;

    ΜΟΝΟ για συνεδριάσεις που προβλέπεται να αποηχογραφούνται (πολιτικές/ποινικές διαδικασίες με πρακτικά). Με ενεργό το κουμπί Αποηχογράφηση, τα δεδομένα μεταφέρονται στον ΤΑΠ και από εκεί στην αποηχογράφηση.

22. Πότε ΔΕΝ επιλέγω «Αποηχογράφηση»;

    Σε δοκιμαστική ηχογράφηση (ΤΕΣΤ) ή σε συνεδριάσεις που δεν προβλέπεται να αποηχογραφηθούν (π.χ. απόφαση Προέδρου). Αν πατήθηκε κατά λάθος, ενημέρωσε άμεσα Helpdesk για αλλαγή κατάστασης σε Μη‑Αποηχογράφηση. 

     

Αναζήτηση & Αναπαραγωγή Συνεδριάσεων

23. Πώς αναζητώ ηχητικό αρχείο συνεδρίασης;

    Με την επιλογή Αναζήτηση Συνεδριάσεων ορίζεις διάστημα από‑έως και Ανανέωση. Επιλέγεις τη δικάσιμο και Προβολή για να μεταφερθείς στην καρτέλα αναπαραγωγής.

24. Τι κάνω αν στη στήλη «Ηχητικό» γράφει ΟΧΙ;

    Επικοινώνησε με Helpdesk ώστε να επιστραφεί το ηχητικό στο δικαστήριό σου. 

25. Πώς ακούω συγκεκριμένα αποσπάσματα;

    Στην καρτέλα αναπαραγωγής, επέλεξε την υπόθεση· μέσω σημάνσεων μεταφέρεσαι στον αντίστοιχο χρόνο και ακούς οποιοδήποτε μέρος της ηχογράφησης.

     

Οδηγίες Ασφαλούς Λειτουργίας & Συμμόρφωσης

26. Ποιες κρίσιμες οδηγίες πρέπει να τηρώ κατά την ηχογράφηση;

    Φοράς ακουστικά συνεχώς, τηρείς πιστά τις οδηγίες, είσαι ακριβής στον χρόνο (μην ηχογραφείς σε ώρες διακοπής/διαλείμματος ή διαδικασίες που δεν προβλέπεται να αποηχογραφούνται) και οποιοδήποτε ασυνήθιστο συμβάν (π.χ. διακοπή ρεύματος) αναφέρεται άμεσα στο Helpdesk 210‑9301200. 

     

Εκπαίδευση, Υποστήριξη & Portal

27. Πού βρίσκω οδηγούς και εκπαίδευση;

    Ο οδηγός χρήσης είναι διαθέσιμος μέσω της εφαρμογής (Βοήθεια → Οδηγός χρήστης). Παρέχονται υπηρεσίες εκπαίδευσης (σεμινάρια) και αναφορές συμμόρφωσης/αξιολόγησης στο πλαίσιο έργου. 

28. Τι υπηρεσίες προσφέρει το Portal ΟΣΠΔ για τους χρήστες;

    Υπηρεσίες αναζήτησης/ανάκτησης πρακτικών, Helpdesk (αναφορά προβλήματος, κατάσταση αιτημάτων), εφαρμογές για πολίτες/δικηγόρους (αίτηση παραλαβής/διόρθωσης πρακτικών, ψηφιακή υπογραφή), λογαριασμοί και ρόλοι, εγκρίσεις πρακτικών , Φόρουμ Επικοινωνίας.