ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΕΣ ΗΧΟΓΡΆΦΗΣΗΣ

ΔΗΜΙΟΥΡΓΊΑ ΝΈΑΣ ΗΧΟΓΡΆΦΗΣΗΣ.

Για τη δημιουργία μιας νέας ηχογράφησης:

1. Επιλέξτε Νέα Ηχογράφηση
2. Μετά την επιλογή θα εμφανιστεί η καρτέλα Ρυθμίσεις Συνεδρίασης

Στην καρτέλα Ρυθμίσεις Συνεδρίασης ορίζονται τρεις περιπτώσεις Ηχογράφησης

1. Νέο Πινάκιο (νέα ηχογράφηση για πινάκιο που δεν έχει εισαχθεί)
2. Υπάρχον Πινάκιο (νέα ηχογράφηση για πινάκιο που έχει εισαχθεί)
3. Συνέχιση Συνεδρίασης

ΗΧΟΓΡΆΦΗΣΗ ΜΕ ΝΈΟ ΠΙΝΆΚΙΟ

Για να δημιουργήσετε νέα ηχογράφηση για πινάκιο που δεν έχει εισαχθεί:

1. Επιλέξτε Νέο Πινάκιο
2. Συμπληρώστε τα στοιχεία του νέου πινακίου ως εξής:

Ημερομηνία: η ημερομηνία δεν είναι ενεργή καθώς παίρνει πάντα την ημερομηνία εισόδου στο σύστημα για ηχογράφηση.

Δικαστήριο: επιλέγετε το δικαστήριο που ανήκετε.

Κωδ. Πινακίου: επιλέγω τον κωδικό του πινακίου που θα ηχογραφηθεί. (Συμπληρώνονται αυτόματα με την επιλογή ο τύπος, το είδος, το κτήριο και η αίθουσα βάσει του κωδικού πινακίου που επιλέξατε)

Δικαστής: επιλέξτε τον δικαστή σας από την έτοιμη λίστα ή προσθέστε δικαστή επιλέγοντας

Γραμματέας: εμφανίζεται το όνομα του γραμματέα που έχει πραγματοποιήσει είσοδο στην εφαρμογή.

Αποηχογράφηση: Τσεκάρετε το κουτί της Αποηχογράφησης (Αν δεν είναι τσεκαρισμένο αυτό το πεδίο δεν μεταφέρεται το ηχητικό της δικασίμου προς αποηχογράφηση)

Σύμβολο : Ο μεγενθυντικός φακός επιτρέπει σε έναν χρήστη να βρει και να επιλέξει δικαστές ή γραμματείς που δεν βρίσκονται στο δικαστήριο το οποίο έχει επιλέξει στο πινάκιο. Ένας χρήστης τυπικά ανήκει σε ένα δικαστήριο όμως υπάρχουν περιπτώσεις που μπορεί να πρέπει να ανήκει σε περισσότερα από ένα. Εάν έχει δηλωθεί στα δικαστήρια από το Κ.Α.Π. τότε θα μπορούν άλλοι χρήστες να τον βρουν και να τον επιλέξουν από τις λίστες (drop downs). Εάν για κάποιο λόγο η αλλαγή είναι έκτακτη και ο χρήστης δεν έχει ακόμα συσχετιστεί με το νέο δικαστήριο θα μπορεί να κάνει χρήση της εφαρμογής αλλά οι άλλοι χρήστες θα πρέπει να τον βρίσκουν κάνοντας χρήση του μεγεθυντικού φακού.

Το πεδίο Γραμματέας είναι προσυμπληρωμένο και δεν μπορεί να αλλάξει. Σε περίπτωση που έχετε εισέλθει ως δικαστής θα είναι προσυμπληρωμένο το πεδίο Δικαστής. Στην περίπτωση διαδικασίας με περισσότερους από έναν Δικαστές πραγματοποιείται η ηχογράφηση στο όνομα αυτού που θα δικάσει τις περισσότερες των υποθέσεων του πινακίου.

Προσοχή: Οι αλλαγές των Δικαστών πρέπει να πραγματοποιηθούν στην επεξεργασία πινακίου πριν την έγκριση της αποηχογράφησης. Σε αντίθετη περίπτωση θα χρεωθούν οι υποθέσεις σε λάθος Πρόεδρο.

Επίσης διαλέξτε ένα πρότυπο αίθουσας. Το πρότυπο αίθουσας ορίζει μια προκαθορισμένη διάταξη μικροφώνων. Μόλις το επιλέξετε θα εμφανιστούν τα μικρόφωνα που είναι ενεργά στη συγκεκριμένη αίθουσα και δίπλα ο ρόλος του ομιλητή. Μπορείτε να αλλάξετε τιμές αν θέλετε στον ρόλο ομιλητή κάθε μικροφώνου ή να το απενεργοποιήσετε.

Επιβεβαιώστε τη δημιουργία πινακίου επιλέγοντας ΟΚ. Θα εμφανιστεί στην οθόνη σας η καρτέλα Ηχογράφηση

Η συμπλήρωση του πινακίου είναι σημαντική διαδικασία και πρέπει να γίνεται με προσοχή. Λάθος δεδομένα σε ένα πινάκιο μπορεί να οδηγήσουν στο να μην είναι διαχειρίσιμα ή και αναζητήσιμα τα στοιχεία της ηχογράφησης.

Στην περίπτωση που το πινάκιο υπάρχει ήδη στο σύστημα εμφανίζεται παράθυρου λάθους, που ειδοποιεί για την αδυναμία δημιουργίας του πινακίου με τα συγκεκριμένα στοιχεία. (Υπάρχει αντίστοιχο πινάκιο με ίδιο κωδικό πινακίου και ίδιο Πρόεδρο καταχωρημένο για στην ίδια ημερομηνία.)

ΗΧΟΓΡΆΦΗΣΗ ΓΙΑ ΥΠΆΡΧΟΝ ΠΙΝΆΚΙΟ

Για να δημιουργήσετε νέα ηχογράφηση για πινάκιο που έχει ήδη εισαχθεί:

1. Επιλέξτε Υπάρχον Πινάκιο
2. Επιλέξτε το πινάκιο που θέλετε να εισάγετε
3. Τα στοιχεία του πινακίου θα συμπληρωθούν αυτόματα σύμφωνα με την επιλογή σας
4. Επιβεβαιώστε τη δημιουργία πινακίου επιλέγοντας ΟΚ. Θα εμφανιστεί στην οθόνη σας η καρτέλα Ηχογράφηση

ΣΥΝΈΧΙΣΗ ΣΥΝΕΔΡΊΑΣΗΣ

Η επιλογή Συνέχιση Συνεδρίασης ισχύει για τις συνεδριάσεις εκείνες που έχουν διακοπεί. Για να επανέλθετε στην ίδια συνεδρίαση μετά από διακοπή θα πρέπει να ακολουθήσετε τα βήματα:

1. Επιλέξτε Συνέχιση Συνεδρίασης.
2. Επιλέξτε τη συνεδρίαση που σας ενδιαφέρει.
3. Τα στοιχεία του πινακίου θα συμπληρωθούν αυτόματα σύμφωνα με την επιλογή σας

Επιβεβαιώστε τη δημιουργία πινακίου επιλέγοντας ΟΚ. Θα εμφανιστεί στην οθόνη σας η καρτέλα Ηχογράφηση

Η Συνέχιση Συνεδρίασης αποτελεί νέα συνεδρίαση πάνω στο ίδιο πινάκιο. Η καρτέλα ηχογράφησης δεν περιέχει όσα σχόλια και υπομνήματα είχατε εισάγει πριν τη διακοπή.

Επιλογή Για Δοκιμαστική Ηχογράφηση

Για να προβούμε σε δοκιμαστική ηχογράφηση είναι απαραίτητο να ΜΗΝ έχει επιλεχθεί το πεδίο Αποηχογράφηση κάτω αριστερά όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

ΕΝΑΡΞΗ ΗΧΟΓΡΑΦΗΣΗΣ

Για να ξεκινήσετε νέα Ηχογράφηση, στην καρτέλα Ηχογράφηση, επιλέξτε το κουμπί Έναρξη Ηχογράφησης και επιβεβαιώστε πατώντας ΟΚ. Εάν δεν θέλουμε να ξεκινήσει η ηχογράφηση για κάποιο λόγο επιλέγουμε Ακύρωση ηχογράφησης και επιβεβαιώνουμε πατώντας ΟΚ

ΛΉΞΗ & ΕΠΑΝΈΝΑΡΞΗ ΗΧΟΓΡΆΦΗΣΗΣ

Για να τερματίσετε την ηχογράφηση, στην καρτέλα Ηχογράφηση πατήστε το κουμπί Λήξη Ηχογράφησης και επιβεβαιώστε.

Για τη συνέχιση της ηχογράφησης, αν έχετε επιλέξει προηγουμένως Λήξη Ηχογράφησης, πατήστε το κουμπί Συνέχιση Ηχογράφησης που θα έχει εμφανιστεί.

ΈΝΑΡΞΗ ΥΠΌΘΕΣΗΣ

Για να ξεκινήσετε καταγραφή νέας υπόθεσης μέσα στη συνεδρίαση (και την εισαγωγή του σχετικού υπομνήματος), στην καρτέλα Ηχογράφηση, θα πρέπει να κάνετε τις εξής ενέργειες:

1. Από την μπάρα ενεργειών Υπόθεση, επιλέξτε Έναρξη
2. Στην εμφανιζόμενη φόρμα Νέα Υπόθεση εισάγετε τον αριθμό υπόθεσης, τον τρόπο εισαγωγής, τον κωδικό υπoπινακίου, Ενάγων, Κατηγορούμενος, ΑΒΜ και ΓΑΔ και επιβεβαιώστε πατώντας ΟΚ.

Πρέπει να εισαχθούν τουλάχιστον τα στοιχεία αυτά που προσδιορίζουν μοναδικά μια υπόθεση.

Μόλις πατήσετε ΟΚ και η υπόθεση που εισάγατε δεν βρίσκεται στο πινάκιο, η εφαρμογή θα σας ενημερώσει με κατάλληλο μήνυμα

ΔΙΑΚΟΠΉ, ΕΠΑΝΈΝΑΡΞΗ ΚΑΙ ΛΉΞΗ ΥΠΌΘΕΣΗΣ

Για να εισάγετε στο κείμενο υπόμνημα “Διακοπής Υπόθεσης”, στην καρτέλα Ηχογράφηση:

1. Από την μπάρα ενεργειών Υπόθεση, επιλέξτε Διακοπή.

2. Στην εμφανιζόμενη φόρμα Διακοπή Υπόθεσης τα στοιχεία θα είναι ήδη συμπληρωμένα από τα στοιχεία που είχατε εισάγει στην έναρξή της.

Για να δηλώσετε την επανέναρξη μιας υπόθεσης: 

1. Από την μπάρα ενεργειών Υπόθεση επιλέξτε Επανέναρξη

2. Στην εμφανιζόμενη φόρμα Επανέναρξη Υπόθεσης εισάγετε τον  αριθμό υπόθεσης και τρόπο εισαγωγής και επιβεβαιώστε.

Για να δηλώσετε τη λήξη μιας υπόθεσης: 

1. Από την μπάρα ενεργειών Υπόθεση επιλέξτε το κουμπί Λήξη.

2. Στην εμφανιζόμενη φόρμα Λήξη Υπόθεσης θα είναι ήδη συμπληρωμένα  από την έναρξη ή επανέναρξη τα στοιχεία που είχατε εισάγει.

Μην ξεχνάτε να σημειώσετε τη λήξη υποθέσεων καθώς και το αποτέλεσμα της συζήτησης αλλιώς δε θα είναι δυνατόν να διαχωριστούν οι αποηχογραφημένοι διάλογοι ανά υπόθεση

• Πατώντας Λήξη Υπόθεσης , η ηχογράφηση ΣΥΝΕΧΙΖΕΙ . Μόνο αν πατήσουμε Λήξη ηχογράφησης η διαδικασία σταματάει να ΗΧΟΓΡΑΦΕΙΤΑΙ.

  

ΔΙΑΚΟΠΉ ΣΥΝΕΔΡΊΑΣΗΣ

Υπάρχει περίπτωση να ζητηθεί να συνεχίσει η συζήτηση κάποιας υπόθεσης ή υποθέσεων του πινακίου κάποια άλλη στιγμή ή μέρα.  Σ’ αυτή την περίπτωση επιλέγουμε πρώτα Λήξη ηχογράφησης (όπως αναφέρεται στο 6.3) και στην συνέχεια  για τη διακοπή επιλέξτε Διακοπή Συνεδρίασης από την μπάρα ενεργειών και επιβεβαιώστε στο εμφανιζόμενο μήνυμα προειδοποίησης

ΈΝΑΡΞΗ ΚΑΙ ΛΉΞΗ ΜΑΡΤΥΡΊΑΣ

Για τις ποινικές υποθέσεις στην ηχογράφηση, υπάρχει πρόσθετα υπόμνηματα στην καρτέλα της Ηχογράφησης  όπως αυτό του Μάρτυρα. Το υπόμνημα αυτό δεν έχει κάποια διαφορετική λειτουργία, αλλά λειτουργεί βοηθητικά για τους αποηχογραφητές.

Στην μπάρα ενεργειών «Υπόθεση», υπάρχει η μπάρα ενεργειών «Ε.Μαρτυρικής».

Από την μπάρα ενεργειών Μαρτυρία, επιλέξτε Έναρξη, όταν κατά την ηχογράφηση ομιλεί μάρτυρας, και αντίστοιχα Λήξη όταν πλέον δεν ομιλεί.

ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΗΧΟΥ Μέσω CRM

Για να ρυθμίσετε τον ήχο των ακουστικών που μπορεί να χρησιμοποιείτε κατά την ηχογράφηση μπορείτε να κάνετε τα ακόλουθα:

1. Για σίγαση του ήχου στα ακουστικά, επιλέξτε το κουμπί Σίγαση

2. Για ρύθμιση της έντασης του ήχου στα ακουστικά, αυξομειώστε την ένταση από την μπάρα 

3. Για τη σίγαση συγκεκριμένου μικροφώνου επιλέξτε την πράσινη ένδειξη. Αυτόματα η ένδειξη θα εμφανιστεί κόκκινη.

ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΊΑΣΗΣ

Για την ολοκλήρωση της συνεδρίασης επιλέξτε Λήξη Συνεδρίασης και στη συνέχεια Ολοκλήρωση Συνεδρίασης και επιβεβαιώστε στο εμφανιζόμενο μήνυμα προειδοποίησης

Επιλογή Αποηχογράφησης ή Μη Αποηχογράφησης

Πότε επιλέγω Αποηχογράφηση

Είναι σημαντικό να γίνεται ορθή χρήση του συστήματος ηχογράφησης και να επιλέγονται προς Αποηχογράφηση ΜΟΝΟ οι συνεδριάσεις που προβλέπεται να αποηχογραφόυνται.

Για τις συνεδριάσεις τις οποίες θέλουμε να λαμβάνουμε πρακτικά είτε πρόκειται για πολιτικές διαδικασίες είτε για ποινικές , επιλέγουμε κάτω αριστερά το πεδίο Αποηχογράφηση και φροντίζουμε να είναι επιλεγμένο το κουμπί , έχοντας το σύμβολο . Με αυτόν τον τρόπο τα δεδομένα μεταφέρονται στον ΤΑΠ ( server ) και από εκεί μεταφέρονται στην αποηχογράφηση . 

Πότε Δεν επιλέγω Αποηχογράφηση

Σε οποιαδήποτε περίτπωση που δεν προβλέπεται να αποηχογραφηθεί μια συνεδρίαση , είτε γιατί θέλω να κάνω μια δοκιμαστική ηχογράφηση (ΤΕΣΤ) για να ελέγξω την ομαλή λειτουργία του συστήματος είτε γιατί πρόκειται για συνεδρίαση που δεν προβλέπεται η αποηχογράφηση της για οποιοδήποτε άλλο λόγο (απόφαση προέδρου) , προσέχω ώστε το κουμπί που βρίσκεται δίπλα από την Αποηχογράφηση να ΜΗΝ είναι επιλεγμένο . Σε αυτή την περίπτωση θα γίνει η καταγραφή της συνεδρίασης , θα αποθηκευτεί το ηχητικό στον ΤΑΠ αλλά δε θα αποηχογραφηθεί .

Αν διαπιστώσω εκ των υστέρων πως το κουμπί της αποηχογράφησης έχει πατηθεί κατά λάθος , οφείλω να ενημερώσω άμεσα το helpdesk , ώστε να γίνει η αλλαγή της συνεδρίασης σε κατάσταση Μη-Αποηχογράφησης .